Der Erfolg eines Unternehmens hängt weitgehend von der Fähigkeit seiner Teams ab, effektiv zusammenzuarbeiten. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass Teams über Tools verfügen, die ihnen helfen, Informationen zu teilen, Ideen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Microsoft 365 bietet eine ganze Reihe von Apps, die speziell für die Teamarbeit entwickelt wurden und es Teams ermöglichen, nahtlos zusammenzuarbeiten und ihre Produktivität zu verbessern. Eine dieser Applikationen ist Microsoft Teams. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Teams erstellst, Mitglieder hinzufügst und Rollen zuweist.
Welches Schema sollte befolgt werden?
1. Erstellen eines Teams
Bevor Du Mitglieder hinzufügst und Rollen zuweisen kannst, musst Du zunächst ein Team erstellen. Klicke auf die Schaltfläche "Teams" in der linken Navigationsleiste und wähle dann "Team erstellen" aus. Gib einen Namen und eine Beschreibung für dein Team ein und wähle die gewünschte Privatsphäre-Einstellung aus. Du kannst auch ein Bild oder ein Logo hochladen, um das Team visuell ansprechend zu gestalten.
2. Hinzufügen von Mitgliedern
Sobald das Team erstellt ist, kannst Du Mitglieder hinzufügen. In Microsoft Teams klicke auf das neu erstellte Team, dann auf "Mitglieder hinzufügen" und gib die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Du einladen möchtest. Bestätige die Auswahl und klicke auf "Hinzufügen". Die eingeladenen Mitglieder: erhalten dann eine Benachrichtigung und können dem Team beitreten.
3. Rollen zuweisen
Nachdem die Mitglieder hinzugefügt wurden, kannst Du ihnen Rollen zuweisen, um ihre Berechtigungen im Team festzulegen. In Microsoft Teams kannst Du dies tun, indem Du auf das Team klickst, dann auf Verwalten und anschließend auf Einstellungen des Teams. Wähle die Registerkarte Mitglieder aus, um die Liste der Teammitglieder anzuzeigen. Klicke auf das Dropdown-Menü neben dem Namen eines Mitglieds, um ihm eine Rolle zuzuweisen, z.B. Besitzer oder Mitglied.
Beachte, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, einem Team Rollen zuzuweisen. Die Standardrolle ist Eigentümer, als Eigentümer hast du die volle Kontrolle und kannst alle Einstellungen ändern sowie Mitglieder hinzufügen und entfernen. Du kannst jedoch auch benutzerdefinierte Rollen erstellen und bestimmten Mitglieder bestimmte Berechtigungen zuweisen. So kannst Du die Teamstruktur und die Zugriffsrechte genau abstimmen.
Bei der Installation und Konfiguration dieser Anwendung ist natürlich zu bedenken, dass eine der wichtigsten Aufgaben von Teams darin besteht, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern einzurichten und herzustellen. Teams bietet verschiedene Möglichkeiten, mit den Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben. Du kannst zum Beispiel einen Chatroom einrichten, um schnell Fragen zu klären oder Informationen auszutauschen. Du kannst auch Kanäle einrichten, um Diskussionen über bestimmte Themen zu organisieren und relevante Dokumente oder Dateien auszutauschen. Darüber hinaus kannst Du Besprechungen planen und virtuelle Meetings für die persönliche Kommunikation abhalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft 365 und insbesondere eines der darin enthaltenen Produkte, nämlich Teams, eine leistungsstarke Plattform für die Teamarbeit ist. Durch das Erstellen von Teams, Hinzufügen von Mitgliedern und Zuweisen von Rollen, kannst Du effektive Arbeitsgruppen bilden. Die Kommunikations- und Integrationsfunktionen von Microsoft 365 erleichtern die Zusammenarbeit und unterstützen den Erfolg von Teams. Tools wie OneNote, Planner, ToDo und das Whiteboard ermöglichen es dir, die Teamarbeit zu optimieren und effizienter zu gestalten. Probiere es aus und sehe selbst, dass Du die Arbeitsweise deines Teams mit Teams verbessern kannst.
Noch ein Tipp aufgrund unserer Erfahrung in den letzten Jahren. Nimm Dir mit Deinem Teams die Zeit und legt gemeinsam fest, wie Ihr in Zukunft kommunizieren möchtet, was eure Hauptkanäle sind und welche Tools Ihr hierzu gemeinsam verwenden möchtet. Es lohnt sich!
Wenn Du das Gefühl hast, dass Du deine Fähigkeiten im Umgang mit Teams verbessern möchtest, nehme Kontakt mit uns auf, damit wir dich beraten können, was für dich in Frage kommt und welche Kurse wir dir anbieten können!
In der nachstehenden Liste findest du einige der Kurse, die wir zum Thema Teams anbieten:
- Der zentrale Ort: Microsoft Teams - so funktionierts - Blended Learning
- Microsoft 365 und Teams; Teamarbeit organisieren, einsetzen und effizient nutzen - Blended Learning
- Teams virtuell erfolgreich führen
- MS Office 365 - Projekt-Strukturen schaffen für die Zusammenarbeit in MS Teams
