In einer zunehmend vernetzten und globalisierten Welt wird Zusammenarbeit zu einem entscheidenden Bestandteil des Geschäftserfolgs. Die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert, und Technologie spielt dabei eine Schlüsselrolle.

Was ist Microsoft 365 und wo liegt seine Besonderheit?

Microsoft 365 und insbesondere Microsoft-Teams haben die Art und Weise revolutioniert, wie Teams und Projekte zusammenarbeiten und kommunizieren.

Microsoft 365 ist eine umfassende Suite von Anwendungen und Diensten, die speziell für die Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt wurde. Es bietet eine Vielzahl von Tools, darunter:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• One Note
• Planner
• ToDo
• Loop
• Copilot
  und viele andere. Mit diesen Apps können Mitarbeiter:innen Dokumente erstellen, Daten analysieren, Präsentationen erstellen und E-Mails verwalten, Besprechungsnotizen festhalten und strukturieren, Checklisten erstellen, Aufgaben verwalten, kommunizieren, - alles an einem Ort.

Eine Besonderheit von Microsoft 365 ist jedoch Microsoft-Teams. Teams ist eine Plattform für die Zusammenarbeit, mit der Teams und Projekte nahtlos zusammenarbeiten, Dateien austauschen, chatten und Videokonferenzen durchführen können, wo immer sie sich befinden. Dies fördert eine transparente Kommunikation und ermöglicht es den Teammitglieder:innen, über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.

 

Wie kann man Teams am effektivsten nutzen?

1. Die Verbesserung der Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit wird vor allem durch das Erstellen und Organisieren von Kanälen unterstützt: Die Kanäle in Teams ermöglichen es dir, Aufgaben und Diskussionen nach Themen oder Projekten zu gruppieren. Das Einrichten separater Kanäle für verschiedene Aspekte der Arbeit hilft, die Informationen zu organisieren und die Suche nach den benötigten Daten zu erleichtern. Jeder Kanal kann seine eigenen Dateien, Chats und Zeitpläne haben, was zu einer effizienteren Kommunikation und Zusammenarbeit beiträgt.

2. Außerdem benutzt du Chat- und Videokonferenzfunktionen: Teams bietet die Möglichkeit, mit Kolleg:innen über Textnachrichten, Sprachanrufe und Videokonferenzen zu kommunizieren. Auf diese Weise kannst du Probleme schnell lösen, Fragen stellen und Informationen austauschen, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist. Videokonferenzen ermöglichen auch Online-Meetings, Präsentationen und Schulungen aus der Ferne.

3. Vergiss es auch nicht, wie du an Dokumenten zusammenarbeiten kannst: Teams können in Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint integriert werden. Auf diese Weise kannst du nicht nur Dateien freigeben, sondern gleichzeitig mit anderen Teammitglieder:innen an ihnen arbeiten. Die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig in Echtzeit zu bearbeiten, trägt zu einer effizienteren und produktiveren Arbeit bei.

4. Ein wichtiger Aspekt ist auch die Verwendung von Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern: Teams bietet die Möglichkeit, verschiedene Anwendungen von Drittanbietern wie Trello, Asana, GitHub und viele andere zu integrieren. Auf diese Weise kannst du direkt von Teams aus auf zusätzliche Funktionen und Tools zugreifen. Du kannst beispielsweise Aufgaben in Trello anzeigen oder Projekte in Asana verwalten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

5. Ein wichtiger Aspekt, der dir dabei hilft, deine Arbeitsabläufe zu vereinfachen, ist auch das Festlegen von Benachrichtigungen: in Teams kannst du Benachrichtigungen für neue Nachrichten, Aufgabenaktualisierungen und andere Ereignisse konfigurieren. Dies hilft dir, über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und schnell auf Anfragen oder Aktualisierungen von Kollegen:innen zu reagieren.

6. Schließlich solltest du daran denken, Vorlagen zu erstellen und zu verwenden: Teams bietet die Möglichkeit, Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben oder Prozesse zu erstellen. Dies spart Zeit und vereinfacht die Ausführung von Aufgaben. Vorlagen können vordefinierte Einstellungen, eine Aufgabenliste und andere Elemente enthalten, die du immer wieder verwenden kannst. Dies ist besonders nützlich für Teams, die ähnliche Projekte oder Aufgaben ausführen.

 

Und wenn du deine Teamarbeit effektiver gestalten willst, solltest du nicht vergessen, dass Teams mit Planner, To-Do und OneNote integriert ist.

1. Mit Planner kannst du Aufgaben direkt in Teams-Kanälen erstellen. Mit Aufgaben in Planner kannst du Verantwortlichkeiten zuweisen, Fristen setzen, Kommentare hinzufügen und den Fortschritt von Aufgaben verfolgen. Teammitglieder:innen können leicht sehen, welche Aufgaben aktiv sind und welche abgeschlossen sind.

1. To-Do ist auch in Teams integriert, so dass du persönliche und Teamaufgaben erstellen kannst. Mit To-Do kannst du eine Liste von Aufgaben erstellen, Prioritäten zuweisen und Erinnerungen einstellen. Diese Aufgabenlisten können persönlich sein oder vom Team geteilt werden.

1. OneNote kann in Teams-Kanäle integriert werden, um gemeinsame Notizbücher für die Teamarbeit zu erstellen. Mit OneNote kannst du gemeinsame Notizen erstellen und bearbeiten, Dokumentation, Bilder und andere Inhalte hinzufügen. OneNote in Teams bietet einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit und erleichtert den Austausch von Informationen und Ideen innerhalb von Teams.

 

Achtung: Life-Hack! Inhalte auf Webseiten nutzen:

Du kannst die OneNote-Erweiterung in deinem Browser verwenden, um interessante Artikel und Inhalte direkt in deinem Notizbuch zu speichern (dies kann nützlich sein, wenn du z. B. eine wichtige Nachricht findest, die sich auf deine Arbeit bezieht und die du später noch einmal lesen möchtest).

Last but not least bietet Loop eine tolle Plattform, um im Team zu arbeiten.

Loop-Seiten sind flexible Zeichenbereiche in der Loop-App, in denen du Personen und alle Ihre Komponenten, Links, Aufgaben und Daten bündeln kannst. Loop-Seiten können zunächst klein angelegt werden und dann mit deine Ideen wachsen. Du kannst Loop-Seiten als Link oder eingebettete Loop-Komponente zwischen Microsoft 365-Apps teilen. Loop-Seiten können auch andere Inhalte wie Texte, Bilder oder URL-Links aufnehmen. Loop-Seiten können zum Zusammenarbeiten für andere Nutzer:innen freigegeben werden. Loop-Workspaces sind Arbeitsbereiche, in denen mehrere Loop-Seiten zusammengefasst werden. Die Strukturen erinnern an Ordnerstrukturen, in denen mehrere Dateien zusammengefasst werden.

 

Für diejenigen, die das Beste aus Teams herausholen wollen, lohnt es sich auch, daran zu denken, dass die Integration von Copilot in Teams eine Reihe von Vorteilen bietet:

1. Bei Besprechungen kann Copilot als dein persönlicher, hocheffizienter Assistent fungieren, der alles sofort erfasst: Er notiert parallel zu dir die wichtigsten Thesen, die während der Besprechung gehört wurden, teilt mit, wo deine Gesprächspartner:innen deine Meinung teilen und wo sie dagegen sind, und bietet Kompromiss- und Lösungsmöglichkeiten an.
2. Mit Copilot kannst du auch mit wenigen Klicks die wichtigsten Punkte aus den Informationsflüssen in deinen Chats herausziehen.

Achtung: Lifehack! Wenn du eine Besprechung verpasst hast, kannst du dir die Aufzeichnung auf der Registerkarte "Zusammenfassung" ansehen und Copilot kann dir eine Besprechungszusammenfassung erstellen, die die wichtigsten Punkte der Besprechung enthält, auf die du vielleicht achten solltest.

Wie lässt sich das alles zusammenfassen?

Teams allein bietet bereits ausgezeichnete Möglichkeiten für die Teamarbeit, doch unserer Meinung nach entfaltet sich die wahre Magie durch die Integration zusätzlicher Anwendungen wie To Do, Planner, OneNote und natürlich durch die kürzlich erfolgte Einbindung von Loop und dem CoPilot. Diese symbiotische Kombination schafft einen unglaublich effektiven Raum für gemeinsame Arbeit und Aufgabenverwaltung. Diese Werkzeuge verbessern nicht nur die Qualität der individuellen Produktivität, sondern heben die Teamarbeit auf ein neues Niveau, indem du sie organisierter, vernetzter und ergebnisorientierter gestaltest.

 

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1. Der zentrale Ort: Microsoft Teams - so funktionierts - Blended Learning
2. Microsoft 365 und Teams; Teamarbeit organisieren, einsetzen und effizient nutzen - Blended Learning
3. Teams virtuell erfolgreich führen
4. MS Office 365 - Projekt-Strukturen schaffen für die Zusammenarbeit in MS Teams

 

 

 

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