Bei knappen Fristen und der Notwendigkeit, den Projektfortschritt ständig zu überwachen und anzupassen, an allen Aspekten des Projekts beteiligt zu sein und die Fortschritte mit anderen zu besprechen, wird ein Assistent benötigt, der hilft, alles unter Kontrolle zu halten. Heutzutage gibt es eine Reihe von Anwendungen, die solchen Anforderungen entsprechen und Hand in Hand mit Projektmanager:innen, Entwicklerteams sowie allen anderen Gruppen von Fachleuten gehen, die ihre Arbeit effektiv organisieren möchten. Jede dieser Anwendungen zeichnet sich durch ihre einzigartigen Funktionen und Vorteile aus, wie auch Microsoft Planner, den wir in diesem Artikel betrachten werden. 

Vorteile von Planner

Microsoft Planner ist ein leistungsstarkes Tool für das Projekt- und Aufgabenmanagement. Mit seiner Hilfe können Benutzer:innen leicht Pläne erstellen, Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und mit Kolleg:innen zusammenarbeiten, indem sie eine intuitive Schnittstelle nutzen. Unserer Meinung nach wird Planner zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Arsenal moderner Teams, da es eine Reihe von Vorteilen bietet:

• Integration mit Microsoft 365: Planner ist eng mit anderen Microsoft-Produkten wie Teams, Outlook, Loop und OneNote integriert, was die Arbeit vereinfacht und erleichtert.
• Einfachheit der Nutzung: Intuitive Schnittstelle und einfache Einrichtung.
• Visualisierung: Die Möglichkeit, den Fortschritt mit Kanban-Boards visuell zu verfolgen.
• Zugänglichkeit und Mobilität: Anwendungen für iOS und Android ermöglichen es Teammitgliedern, in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort.
• Nahtlose Zusammenarbeit: Die Möglichkeit, Aufgaben, Dateien und Diskussionen im Rahmen einer Aufgabe oder eines Projekts leicht zu teilen
• Sicherheit und Standardkonformität: Als Teil des Microsoft 365-Ökosystems bietet Planner ein hohes Maß an Datensicherheit.

 

Erstellung von Plänen und Aufgaben

Um mit Microsoft Planner zu beginnen und sein Potenzial im Projektmanagement voll auszuschöpfen, ist der erste Schritt die Erstellung von Plänen und Aufgaben:

1. Beginne mit der Erstellung eines neuen Plans, indem du die Option "Neuer Plan" auf der Startseite von Planner wählst und den Namen deines Projekts eingibst. Diese Aktion erstellt ein separates Board für deinen Plan, auf dem alle zugehörigen Aufgaben gespeichert werden.
2. Um eine Aufgabe hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen", gib ihren Namen ein und, falls nötig, eine detailliertere Beschreibung.

Du kannst eine Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zuweisen, indem du die Dropdown-Liste der Projektteilnehmer:innen verwendest, was die Arbeitsverteilung erleichtert und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung erhöht.

Du kannst auch Start- und Enddaten für jede Aufgabe festlegen, was dir und deinem Team hilft, Fristen und Prioritäten zu verfolgen.

Um die Prioritäten von Aufgaben zu verwalten, wähle einen der voreingestellten Wichtigkeitsstufen: niedrig, mittel, hoch oder dringend. Diese einfachen Schritte ermöglichen es dir, Projekte und Aufgaben effektiv zu planen, deine Ziele erreichbarer zu machen und eine klare Organisation der Arbeit deines Teams in Microsoft Planner zu gewährleisten.

 

Aufgabenorganisation mit Tabs und Gruppen

Auch die Möglichkeiten der Sortierung und Filterung von Aufgaben sollten nicht vergessen werden: Microsoft Planner bietet flexible Werkzeuge, die das Aufgabenmanagement bequemer machen. Du kannst verwenden:

• Tabs und
• Gruppen

Tabs ermöglichen es, Aufgaben nach Projekten, Kund:innen oder anderen Kategorien zu trennen, was ideal für Teams ist, die gleichzeitig an einer Vielzahl verschiedener Aufgaben arbeiten.

 Beispielsweise, indem du separate Tabs für jedes Projekt oder jeden Kunden erstellst, kannst du schnell zwischen ihnen wechseln, wodurch eine klare Organisation und Sichtbarkeit des aktuellen Arbeitsstatus erhalten bleibt.

Die Filterfunktion ermöglicht es, die angezeigten Aufgaben weiter zu spezifizieren, beispielsweise nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder zugewiesener Person, was die Suche und Verwaltung von Aufgaben erheblich vereinfacht.

Gruppen in Microsoft Planner sind eine Möglichkeit, verwandte Aufgaben in eine einzige Kategorie zusammenzufassen, was das Projektmanagement und die Koordination der Teamarbeit erleichtert.

Im Gegensatz zu Tabs, die helfen, Aufgaben auf einer höheren Ebene zu sortieren und zu organisieren, ermöglichen Gruppen die Erstellung von Unterkategorien innerhalb jedes Projekts oder Plans und bieten eine zusätzliche Ebene der Strukturierung und Detaillierung.

Ein Beispiel für die Verwendung von Gruppen könnte folgendes sein: Stellen wir uns vor, du hast ein Projekt zur Entwicklung einer neuen Webseite und hast die Aufgaben bereits nach Projektphasen wie "Planung", "Design", "Entwicklung" und "Testing" in Tabs organisiert. Innerhalb jeder dieser Tabs kannst du Gruppen für eine noch detailliertere Organisation der Aufgaben erstellen. Zum Beispiel könnten im Tab "Design" Gruppen wie "Logo und Branding", "Seitenlayout" und "Farbschemaauswahl" existieren. Jede Gruppe würde Aufgaben enthalten, die spezifisch für diese Unterkategorie sind, was es Designer:innen und anderen Projektteilnehmer:innen erleichtert, sich unter den Aufgaben, die direkt zu ihrem Verantwortungsbereich gehören, zurechtzufinden.

 

Integration von Checklisten in Aufgaben

Für eine detailliertere Planung von Aufgaben können Benutzer:innen Checklisten erstellen und nutzen. Checklisten ermöglichen es, jede Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen, was eine klare Struktur bietet und die Fortschrittsverfolgung verbessert.

Diese Funktion sorgt für zusätzliche Transparenz im Arbeitsprozess an Aufgaben und ermöglicht es dem Team zu sehen, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und welche noch ausstehen.

Um eine Checkliste zu einer Aufgabe hinzuzufügen, öffne die gewünschte Aufgabe und wähle die Option "Checklistenpunkt hinzufügen". Gib dann den Namen jedes Schrittes oder jeder Aktion ein, die ausgeführt werden muss, um die Aufgabe abzuschließen. Dies kann alles sein, von "Erstellung des Lastenhefts" bis "Feedback vom Kund:innen erhalten". Benutzer:innen können leicht Checklistenpunkte hinzufügen, löschen oder umordnen und sie mit einem Klick als erledigt markieren.

 

Hinzufügen und Verwalten von Anhängen

Die Möglichkeit, Anhänge in Microsoft Planner hinzuzufügen und zu verwalten, gewährleistet, dass alle Projektteilnehmer:innen Zugang zu den benötigten Ressourcen und Informationen haben.

Um Dateien oder Links zu einer Aufgabe hinzuzufügen, öffne einfach die gewünschte Aufgabe und wähle die Option zum Hinzufügen eines Anhangs. Du kannst Dateien direkt von deinem Gerät, aus dem Cloud-Speicher hochladen oder einen Link zu einer externen Ressource einfügen.

Die beste Praxis für die Verwaltung von Anhängen ist deren Aktualisierung und Organisation: Überprüfe regelmäßig Links auf Aktualität und entferne veraltete Dateien, um Verwirrung zu vermeiden und den Zugang zu benötigten Informationen zu vereinfachen. Wir empfehlen auch, klare und verständliche Dateinamen zu verwenden, was deren Suche und Identifizierung im Kontext der Aufgabe erleichtert.

Abschließend lässt sich sagen, dass Microsoft Planner die Arbeitsorganisation verbessert, die Produktivität und Effizienz von Teams steigert. Von der Erstellung von Plänen und Aufgaben bis zur Integration von Checklisten und der Verwaltung von Anhängen – Planner bietet alle notwendigen Werkzeuge für das Management von Projekten jeder Komplexität. Die enge Integration mit den Microsoft 365-Produkten macht ihn besonders wertvoll für Organisationen, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen. Bei sachgemäßer Verwendung, unserer Meinung nach, erleichtert Planner den Projektrealisierungsprozess sowie die Kommunikation innerhalb des Teams.

 

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1. MS Office 365 - Microsoft Planner: Funktionen und Möglichkeiten für effizientes Arbeiten in Projekten und im Team
2. MS Office 365 - Blickpunkt: Microsoft Planner: Funktionen und Möglichkeiten